1.下载的 PDF 文献应该如何命名?
也许这是理工科思维,先花专门的时间去定义,之后就不再考虑按定义来做。
即兴的做法是难以长期保证高效。你的workflow越是连个机器人都能完成,就越高效。
越是要你用模糊智慧去想去回味去条件判断分支,就越低效。现在我介绍一下我的做法。
我的文件夹里最多有两千多篇paper的PDF。我是使用Windows系统和EndNote。
我先简单评价一下我用过的其他文献管理软件:我使用过Zotera、Mendeley、NoteExpress等文献管理软件。我不习惯用Firefox所以是终没有长期使用Zotera,Mendeley的数据库引擎太弱,2000多条记录会死机。
NoteExpress界面风格太国产太乡土太腾讯酷狗芊芊静听。此外,Zotera和Mendeley的citation style要用一个通用语言来手动编写,又不提供编写器。
不过,Zotera和Mendeley是免费的软件,因此在国外很多人只在这两者之中选,并且不乏溢美之辞。关于PDF识别和自动导入:我觉得这一功能本身就完善不了,因为它的对象缺乏严格定义。
假如我的PDF文件是一本书,它能识别导入一条Book或Book Chapter类型的记录吗?用户如果误把一个完全另因的PDF文件交给它去识别,难道它还能弹出提示框说“这不是一篇journal article”并停止导入吗?也就是说,这一功能是要靠用户小心使用去配合的。而且世上也没有严格定义说journal article的PDF文件就该长什么样。
在这个没有形成标准之前,PDF识别导入的功能就注完无法摆脱上述的尴尬。因此我到现在从未依赖过这一功能,也不评价。
在网上新看到的paper,我会先决定这是要收藏还是看过就算。凡是要收藏的,我都不光下载PDF,而是连同导出citation一起做。
这是固定组合动作。所以我有一个pdf文件,EndNote里必然对应着一个文献记录。
当然,假如有不对的,也可以事后发现和补上的,但这种情况不能太多导致你自己都不相信自己。为什么我不在文献管理软件自带的PDF阅读框(器)中阅读论文?我认为世界上功能最完善的PDF阅读器就是台式机系统上安装的Adobe Acrobat Professional。
有一个功能是我找过的任何其他PDF reader所不具备的(Adobe Reader除外):把同一文件的一个窗口split成上下两半。这样,我上面一半是看正文,下面一半移到文末参考文献的列表,就不会因为临时要翻bibliography而打自正文的阅读思路。
Mendeley和EndNote都有内嵌PDF原文的功能,Mendeley甚至提倡用户直接就在Mendeley里面看PDF文件了,而且网上发现国外有很多使用者觉得这样很好。但是,它不能:画各种颜色各种线型的框、圈、箭头;不能画各种线型的下划线删除线;不能把影印版的PDF文件OCR成一行行的文字以供我使用下划线;不能添加comment。
不能进行给PDF添加页面(为什么要添加页?因为有的paper另外有supporting information,我的习惯是把supporting information加到原paper的PDF末尾,以后就不用麻烦了)。文献阅读器假如没有Adobe或Microsoft这种做巨无霸的suites的决心和能力的话,我觉得不应该往PDF阅读器方向发展,否则只能做出一个鸡肋。
PDF文件的命名:虽说这个完全看个人习惯,但我可以为我的习惯硬找出一些理由来。不管怎么命名,文件名过长是不好的。
因为,在Windows Explorer里面,我习惯使用Details视图。我常用的column除了Name之外还有Date Modified、Type和Size。
我经常变换以Name排序和以Date Modified排序,偶尔会以Type排序因为有时我的文件夹里会有少量MS Word文件和压缩文件。因此,如果文件名太长,要么Name的宽度就会很长把其他column推到屏幕外边去你得把scroll bar移过去才看到,要么就是Name的宽定不足以显示整个文件名你搞那么长也搞不全。
选择能够唯一标识一篇paper的最少信息组合来做文件名。我的做法是期刊名缩写+卷号+首页。
其他信息都是多余的。例如:我不需要看到文件名就大概知道这篇文章讲什么。
因为我文件夹里每一个PDF在EndNote里都有记录。我在EndNote里浏览标题,遇到想看全文的,根据记录的期刊名、卷号和首页,就自然能在文件夹里找到相应的pdf文件。
就算有两千多个文件,按Name排序,也能很快找到。有时你上网看到一篇相关的,你都不知道自己是否已经有了。
这时通过EndNote就能很快查出来,在EndNote里我有两种排序方式。第一种是按Journal Name、Year、Volume、Page的次序,第二种就是把Journal Name和Year调一下,其他不变。
按期刊排有利于检查一篇paper你是否已经有了,因为唯一标识这篇paper的最少信息组合首先就是Journal Name。按年份排则有利于写综述之前的文献阅读,方便你撰写研究历史。
2.批量文件改名
从要求看,直接的软件可能没有。
如果写软件的话,也不是很难。这里我写了一个宏来处理。
软件:UltraEdit-32 13.10(处理文本文件的有力工具) 脚本: c 宏命令 操作 1、启动UltraEdit-32 2、加载 c 宏 3、新建一个空白文本文件,保存名为:end 4、然后手动一次性全部打开要处理的:新建 文本文档/新建 文本文档 (2)/新建 文本文档 (3)。
5、直接运行rename宏 执行的效果是重新建立了一批改好名字的文档。这样一是比较好处理,二是不破坏原始文件,处理的不好,还可以再来。
没有设计错误处理。所以请严格照步骤来做。
否则可能中间出错 执行宏之前,清空剪切板里面的内容。
3.ppt中的表格如何命名
插入word里的excel重命名:
右键点击word里的excel图标选择工作表对象,选择转换,选择更改图标,在提注里填写需更改的文件名确定即可。
在word中插入excel文件:
首先要打开word文档,在word的左上角有个“插入”的工具的选项;
按指示,插入对象(excel文件属于对象);
点击对象后,选择excel文件,点击浏览从文件夹中选择需要插入的excel文件,选中后选择插入即可。
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